مقاله نحوه کار در امور دفتری و بایگانی مدارس

توضیحات

دانلود مقاله نحوه کار در امور دفتری و بایگانی مدارس

 

 

نحوه کار در امور دفتری و بایگانی مدارس

بخشی از مطالب :

چکیده
گسترش و توسعه فعالیتهای سازمان و افزایش تبادلات سازمانی باعث می شود تا حجم زیادی از اسناد و پرونده ها برای سازمان ایجاد شود. این امر معضلاتی چون دشواری دسترسی به اسناد، کندی بازیابی آنها و از همه مهم تر هزینه های سنگین نگهداری را دربر دارد. از جمله پیامدهای این مسائل می توان به صرف زمان زیاد پرسنل در نگهداری و بازیابی اسناد، اشغال حجم زیادی از فضای فیزیکی برای نگهداری از این اسناد، نگرانی های ناشی از حفظ و امنیت اسناد و هزینه های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب برای بایگانی فیزیکی اسناد و… اشاره کرد. ما در شرکت برید برآنیم تا با ارائه یک راهکار مناسب به سازمانها در رفع مسائل فوق یاری رسانیم و برای این منظور سیستم بایگانی اسناد و مدارک را با قابلیتهای زیر طراحی کردیم:
ساختار اطلاعاتی بایگانی:بایگانی مجموعه ای از اسناد و مدارک است که با افزوده شدن حجم آنها امکان دسترسی به این اسناد و مدارک روزبه روز مشکل تر می کند. از طرفی در روشهای سنتی بایگانی، بازیابی اسناد تنها از طریق کلاسه آنها امکان پذیر است و بنابراین تنها از یک طریق می توان به اسناد مورد نظر دسترسی داشت. در سیستم بایگانی برید امکاناتی فراهم شده است تا بتوان اقلام اطلاعاتی پرونده ها و اسناد درون آنها را استخراج نموده و در سیستم تعریف کرد. لازم به ذکر است که هنگام ورود این پرونده ها و اسناد در سیستم، اقلام اطلاعاتی برای آنها وارد می شود که این پرونده ها و اسناد مذکور با استفاده از هریک از این اقلام اطلاعاتی قابل جستجو خواهند بود.
مدیریت گردش اسناد(فیزیکی و الکترونیکی):یکی از اساسی ترین چالشهای بایگانی در سازمانها حفظ اسناد در هنگام استفاده از آنها در سازمان و جلوگیری از عدم بازگشت آنها به بایگانی است. همچنین با بالا رفتن میزان مراجعه به اسناد در بایگانی، مدیریت این مراجعه بسیار مشکل خواهد شد، از اینرو در سیستم بایگانی برید تمهیداتی برای این قضیه اندیشیده شده است. بدین ترتیب در بسیاری از موارد که بحث ارائه اصل اسناد به مراجع ذیصلاح لازم نیست می توان از نسخه الکترونیکی اسناد در سیستم استفاده نمود (امانت الکترونیکی اسناد) و در موارد لزوم در مراجعه به اصل اسناد می توان با استفاده از امکان امانت پرونده ها سابقه این امر را ثبت، پیگیری و ردیابی نمود.
طبقه بندی اسناد:در بسیاری از موارد تطبیق ساختار فیزیکی بایگانی با ساختار موضوعی اسناد به دلایل مختلف مانند نوع و حجم اسناد ورودی به بایگانی و یا قرار گرفتن اسناد در موضوعات مختلف امکان پذیر نیست. برای رفع این مشکل در سیستم بایگانی برید برای اسناد و پرونده ها امکانی تعبیه شده است تا بتوان آنها را در یک و یا چند موضوع مختلف قرار داد و از این طریق بتوان اسناد و پرونده ها را از طریق موضوعی نیز بازیابی نمود. ساختار سلسله مراتبی موضوعات در این سیستم انعطاف بیشتری در بازیابی اسناد ایجاد کرده است. ایده آل ترین و ساده ترین شکل و روش در بایگانی اسناد استقلال ساختار فیزیکی از ساختار موضوعی است و این مهم جز با یک سیستم بایگانی توانمند مانند بایگانی برید امکان پذیر نخواهد بود.
مدیریت امحاء اسناد:در بسیاری از موارد با مرور زمان نیاز به اصل اسناد از بین می رود و نگهداری فیزیکی این اسناد مشکلات بسیاری را برای سازمان به ارمغان می آورد. با توجه به اینکه نسخه الکترونیکی از این اسناد در سیستم بایگانی وجود دارد و هزینه نگهداری آن در مقایسه با نگهداری اسناد به شکل فیزیکی بسیار ناچیز است می توان نسخه فیزیکی اسناد را در دوره های زمانی خاصی از بین برد. در سیستم برید امکاناتی فراهم شده است تا سیاست های لازم در این موارد را تعریف نموده و با گزارشات متنوع در این مورد اسنادی که موعد امحاء آنها فرارسیده است را استخراج نمود و نسبت به امحاء آنها اقدام کرد.
امنیت:در روشهای سنتی و دستی بایگانی اسناد؛ امکان دستکاری، از بین رفتن، صدمه دیدن و حتی مخدوش شدن وجود دارد درحالیکه با الکترونیکی شدن اسناد و گردش این اسناد به صورت الکترونیک احتمال این امر بسیار کم است. یکی از مشکلات سیستم بایگانی دستی اسناد، نحوه کنترل دسترسی به آنهاست که محدود به ساختار فیزیکی بایگانی است. با بکارگیری سیستم بایگانی برید امکان تنظیم دسترسی حتی تا جزئی ترین ساختارهای بایگانی امکان پذیر است. علاوه بر این، دسترسی به اسناد با سرویس امانت الکترونیکی به سادگی قابل کنترل و ردیابی است.

 

فهرست مطالب:

چکیده 5
تعاریف و ا صطلاحات بایگانی 7
آشنایی با مفهوم بایگانی : 7
تاریخچه بایگانی : 7
فواید بایگانی: 7
محل و لوازم بایگانی : 9
انواع مهر هامورد نیاز در واحد های بایگانی 10
ویژگی های تخصصی ، شخصیتی رفتاری مسئولان بایگانی و دفتری 11
اهم این خصوصیات فهرست وار عبارت است از: 11
اداره ی ا مور بایگا نی : 12
مزایای شیوه ی غیر متمرکز 13
عوامل موثر در برقراری سیتم متمرکز یا غیر متمرکز: 13
مراحل و نحوه ی استفاده از کامپیوتر 14
موارد استفاده ی بایگانی کامپیوتر در اموراداری و استخدامی : 16
توانایی جمع آوری اسناد و مدارک ، آمار و ارقام جهت بایگانی: 18
جمع آوری اطلاعات لازم: 18
مطالعه ی اسنادو مدارک موجود در سازمان: 18
اصول روش های بایگانی: 20
تعریف طبقه بندی از نظربایگانی: 20
روش های بایگانی: 21
روشهای تنظیم پرونده های اسمی : 22
ترتیب ثبت اسامی روی پوشه ها ودفاتر راهنما: 22
روش شماره گذاری متوالی یا مسلسل ) سیستم شماره ای محض 24
نحوه استفاده از این روش 24
دفترراهنمای الفبایی 26
روش شماره گذاری بر اساس حرف اول ودوم نام خانوادگی 34
روش دهد هی( دسیمال): 35
روش جغرافیایی: 36
آشنایی با اسناد خرید 36
مفهوم سند خرید : 37
اسناد مورد نیاز خرید های عمده : 38
واحد کارپردازی موظف به انجام امور زیر می باشد : 38
آشنایی با ویژگی های اسناد و مدارک : 38
شرایط احراز و خصوصیات بایگان فنی : 39
بایگانی انواع نقشه : 39
کد گذاری و بایگانی نقشه ها : 42
توانایی بایگانی انواع نامه ها 44
کنترل و طبقه بندی اسناد 44
ثبت و بایگانی اسناد محرمانه 45
توانایی امحا پرونده: 46
آیین نامه تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحای آنها: 47
مفهوم اوراق زائد : 49
. حفاظت از اسناد و مدارک 50
انواع ارتبا ط: 50
برقراری ارتباطات صحیح درسازمان: 51
ارتباط بامافوق سازمانی وتهیه گزارش: 53
تعریف گزارش: 53
فرم گزارش وانواع آن: 55
عنوان گیرنده گزارش 56
گزارش تحلیلی: 58
مراحل گزارش نویسی: 59
آشنایی با فرم ها و دفاترمورد استفاده در بایگانی: 61
فرم فهرست محتویات پرونده 65
فرم جایگزین پرونده های انتقالی 66
انواع خا موش کنننده ها : 66
تعریف لغوی سند ؛ 69
پاراف چیست؟ 70
فلسفه ی سند نویسی : 70
نامه اداری: 73
یادداشت اداری: 77
نحوه ی کدگذاری واحدهای سازمانی: 78
بایگانی مکاتبات اداری: 79
روش موضوعی چیست؟ 83
لاک و مهر کردن به دو روش: 85
تعیین تکلیف پرونده های راکـد: 86
ارسال پرونده ها به بایگانی راکد: 87
منابع: 88